Tahtituotanto ja perusteet -sarjan ensimmäisessä osassa kävimme läpi tahtiaikataulun suunnittelun aloituksen ja mitä sillä tulisi saavuttaa. Nyt esittämme miten aikataulu kannattaa käydä läpi aliurakoitsijoiden kanssa sekä mitä mahdollisia kirjauksia tulisi viedä sopimuksiin. Oletuksena on, että lukijalla on jo jonkin verran tietoa tahtituotannosta.
Valmistautuminen
Urakoitsijoiden kanssa neuvotteleminen vaatii pääurakoitsijalta ymmärrystä tahtituotannosta sekä luonnoksen kohteen tahtiaikataulusta. Luonnos tullaan jalostamaan urakoitsijoijden kanssa myöhemmissä aikataulupajoissa toteutuskelpoiseksi. Moni urakoitsijoista ei ole tehnyt tahtia aikaisemmin, jolloin on hyvä käydä tahtituotannon perusteet läpi teoriasta ja miten se käytännössä toimii työmaalla. Tarjouspyyntöjä lähetettäessä voi käyttää aikataululuonnosta pohjana tahdille yleisaikataulun lisäksi.
Valmistautumisen muistilista
Luonnos tahtiaikataulusta
Töiden aloitukset ja töiden eteneminen mietitty vähintään tehtävätasolla esitettäväksi
Tahtiaikataulua ei ole vielä lukittu, vaan sitä jalostetaan urakoitsijoiden kanssa
Urakoitsijat tulee sitouttaa aikatauluun, joten hyödynnetään heidän osaamista
Uskallettava luvata asioita jo luonnoksen pohjalta
Neuvottelu ja sopimukset tahtituotannossa
Neuvottelut voidaan käydä muuten perinteisesti, mutta tahtituotannon osalta on muutamia asioita joita tulee käydä läpi. Ensimmäisenä useimmilla on huomiona sakollisten välitavoitteiden kirjaaminen. Tämä poikkeaa normaalista tavasta toimia. Tahtituotantoprojektissa käytännöllisintä on sopia kerros/rappu/linja/tila -kohtaiset sakot ja kirjata niille päivämäärät lisäpöytäkirjaan lopulliseen aikatauluun aikataulutyöpajojen jälkeen. Tämän pohjalta urakoitsijoiden on huomattavasti helpompaa lähteä resursoimaan ja aikatauluttamaan töitään sekä lupautua jalostamaan tahtiaikataulua toteutuskelpoiseen muotoon. Samalla se myös madaltaa kynnystä tuoda omia ideoita toteuttamistapoihin.
Urakoitsijat tulee velvoittaa jo alkuvaiheessa sitoutumaan aikataulun ylläpitämiseen. Nokkapalaveri on tahtituotannon tärkeimpiä asioita, joihin urakoitsijan pitää saada nokkamies tai muu henkilö tiimistä osallistumaan. Nokkapalaverin avulla ohjataan tahtia ja luodaan edellytyksiä ja varmistutaan tahtiaikataulun onnistumisesta kaikkien osapuolten kesken. Näitä samoja periaatteita olisi hyvä myöskin toteuttaa perinteisissä malleissa, mutta tahdissa se on välttämätöntä.
Neuvottelun asiakohdat tahtituotannon osalta
Urakoitsijalle esitellään perusteet tahdista
Tahtiaikataulun läpikäynti työpaketti ja tehtävätasolla
Varmistetaan edellytykset aikataulun toteutettavuudesta. Alustava menekkitieto, työjärjestykset ja mestajaot.
Välitavoitteet, sakot ja niiden sopimistapa
Ei sitova ennen lopullista aikataulua, joka on käyty kaikkien urakoitsijoiden kanssa läpi
Logistiikka ja sen sovittaminen tahtiin
Itselleluovutukset mestoittain tahdissa
Tahtikontrolli - urakoitsijapalaverit ja nokkapalaverit ja niiden periaatteet
Sopimuksiin
Velvoite osallistua nokkapalavereihin
Velvoite osallistua aikataulupajoihin
Kiinniottovelvoite töille tahdin puitteissa
Sakollisten välitavoitteiden ajat sovitaan erikseen lisäpöytäkirjalla
Urakkamallit tahtituotannossa
Tahtituotanto edellyttää tasaista ja ennustettavaa tuotantoa. Työt suunnitellaan perussuoritusten tekemiseen perusnopeudella. Tahdin avulla pystytään määrittämään jokaiselle tehtävälle aika ja paikka, jonka perusteella tiedetään mihin aikataulu ajaa. Urakoitsijoiden kokemuksen ja nokkapalaverien perusteella voidaan myös järkeistää tehtäviä nippuihin ja tiettyjä töitä saa tehdä suunniteltua nopeammin. Mahdollisten ongelmien ilmaantuessa voidaan ohjata tekeminen aikatauluun sovittuihin paikkoihin, jotta päästään takaisin perussuoritukseen kiinni. Tahdissa halutaan pitää kiinni tehtävän valmistumisesta ajoissa, jotta seuraava tiimi pääsee etenemään sovitussa ajassa. Tämän takia on hyvä hahmottaa että tahdilla halutaan myös aloittaa mestaa ajoissa ja myös luovuttaa mestaa seuraavalle tiimille, jolloin urakoitsijan pitää ajatella muitakin samassa tilanteessa olevia.
Kiinteähintainen
Kiinteähintainen urakka on ensimmäisissä keikoissa tuttu ja turvallinen vaihtoehto. Myydään riski pois ja oikein toteutetulla tahtituotannolla urakka pysyy hyvin kasassa. Riskeinä ovat perinteiset lisätyöt johtuen aikataulusta, logistiikasta ja puutteista suunnitelmissa. Rahaa saavat vain aliurakoitsijat jos hinnoittelu ja keikka onnistuu.
Tuntityöt
Tuntityöt ovat selkein tapa toteuttaa tahtia. Ensin lasketaan auki kaikkien työpakettien sisällöt ja kirjataan ne. Laskennan perusteella ymmärretään resurssit ja sitä kautta urakoitsijat hahmottavat tarkan hinnan työlle. Urakan aikana seurataan toteumaa verrattuna laskettuihin määriin. Vaatii vaivaa ja tuntemusta tahtiprojekteista, jonka perusteella työtä osataan ja uskalletaan laskea oikein.
Tavoitehinta
Paras malli toteuttaa urakat, erityisesti talotekniikka ja pintatyöt. Tavoitehinnassa lasketaan auki eri mestojen työt ja sovitaan niistä tavoitehintainen urakka ja hyödyn jakoperiaatteet. Tavoitehinta kannustaa urakoitsijaa tekemään mestaa nopeasti ja tasaisesti alle tavoitehinnan, mutta samalla ohjaa tekemään töitä muut urakoitsijat huomioonottaen.
Yhteenvetona, ensimmäisissä tahtituotantoprojekteissa tulisi keskittyä perussuorituksiin sopimusten ja urakoitsijoiden osallistamisen kanssa. Kokemuksen myötä löytää itselleen sopivat toimintatavat ja tiedot miten urakoitsijat haluavat tehdä työnsä. Seuraavassa kirjoituksessa käymme läpi miten aikataulupajat vedetään läpi urakoitsijoiden kanssa.